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carta 1 1 0È possibile per un ufficio non utilizzare materiale cartaceo, sfruttando le potenzialità delle nuove tecnologie? In parole povere, si può davvero smettere di stampare?

Xerox, nota multinazionale che ha nella gestione documentale all'interno dei luoghi di lavoro il proprio core business, ha studiato il problema, constatando che, sebbene l'idea di un ufficio che non utilizzi materiale cartaceo esista da circa quarant'anni, il numero di stampe è progressivamente aumentato, anziché diminuire.

Le nuove tecnologie potrebbero contribuire ad una svolta in senso paperless, ma per il momento sembrano prevalere ovunque le vecchie abitudini. Perché? Xerox ha indagato le ragioni principali per cui le persone stampano, sia per individuare gli ostacoli che impediscono ai lavoratori di passare ai processi digitali, sia per valutare possibili soluzioni e percorsi alternativi.

Analizzando l'argomento, Xerox ha riscontrato che, per quanto la carta possieda delle caratteristiche difficili da riprodurre digitalmente, già al giorno d'oggi, se solo si volessero davvero creare nuove soluzioni aziendali, sarebbe possibile replicare in digitale la maggior parte delle caratteristiche che rendono il supporto cartaceo tanto amato e tanto prezioso.

Che sia per necessità o per preferenza, oggi si stampa per leggere, annotare, firmare, condividere e archiviare: tutte attività che gli straordinari progressi compiuti nel campo dell'information technology, con la crescita e la diffusione di smartphone e tablet e dei servizi cloud, potrebbero permettere di digitalizzare interamente nel giro di pochissimi anni.

L'innovazione raggiunta nel campo delle tecnologie cloud mobile, ad esempio, offrirebbe già da ora la possibilità di cambiare le abitudini sul posto di lavoro. Tuttavia, convincere le persone a trasformare i processi basati sulla carta richiede non solo che i nuovi processi siano il più possibile facili e intuitivi, ma anche che tutti i dipendenti vengano adeguatamente coinvolti nel cambiamento.

Nonostante le resistenze che si riscontrano ancora all'interno dei luoghi di lavoro, la tendenza ad utilizzare sempre più dispositivi e l'aspettativa di un alto livello di efficienza nell'elaborazione dei processi generati in mobilità diventeranno sempre più radicate. Per esempio, la società di consulenza IDC prevede che, per il 2015, il 37% dei dipendenti di tutto il mondo lavorerà in mobilità, mentre Gartner stima che per il 2014, il 90% delle organizzazioni sosterrà l'implementazione di app aziendali sui dispositivi personali.

Pertanto, Xerox prevede che il lavoro verrà progressivamente riorganizzato ovunque, in modo da rendere possibile l'utilizzo preponderante delle nuove tecnologie: la chiave del successo del passaggio all'era digitale risiederà nel rendere il processo semplice e conveniente, alla portata di tutti i dipendenti, anche di quelli che hanno meno competenze tecnologiche.

Xerox conclude la propria riflessione sottolineando come le organizzazioni che stanno affrontando la sfida di realizzare un ufficio che utilizzi meno carta abbiano molto da guadagnare. Sicuramente il cambiamento comporta un rischio e può essere critico, persino doloroso. Ma c'è una ragione se da molti anni ci si pone come obiettivo di "costruire" un ufficio senza carta: la promessa di un ambiente di lavoro più efficiente, produttivo, collaborativo e, soprattutto, sostenibile.

Lisa Vagnozzi

GreenBiz.it

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