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discomfortzone 450Come fare a comunicare cattive notizie ai dipendenti? Spesso i manager hanno grandissimi problemi in questo frangente e generano dialoghi pieni di stress, che peggiorano la situazione.

Ecco i 6 errori più comuni, almeno secondo Marcia Reynolds, corporate trainer e autrice di “The Discomfort Zone: How Leaders Turn Difficult Conversations into Breakthroughs”. In sintesi: stress e ansia possono diventare argomento di conversazione o comunque essere superati. Ma come?

1) AFFRONTARE LE CONVERSAZIONI IN CHIAVE NEGATIVA

Spesso si inizia il dialogo con il piede sbagliato, pensando a priori che sarà complicato. Il trucco sta nel preparare il terreno prima, individuando l’approccio emozionale corretto da adottare. Chiedetevi come vorreste che si sentisse l’interlocutore. Volete che alla fine si senta motivato a migliorare? Volete che, nonostante le vostre lamentele, trovi speranze per ripartire alla grande? Non dimenticate che questo dipende non solo dalle vostre parole ma anche dal vostro tono di voce e dalla vostra gestualità.

2) EVITARE LA CONVERSAZIONE

Evitare di affrontare il problema è uno degli errori più comuni. Ma più si aspetta più la questione diventa complicata, intanto si tendono a giustificare comportamenti scorretti e si perde tempo.

3) REAGIRE CON LE STESSE EMOZIONI

Nessuno adora ricevere cattive notizie, ma i manager posso peggiorare le cose reagendo a specchio, mimando le emozioni del “malcapitato”. A guidare il manager dovrebbe essere quell’emozione settata all’inizio (punto 1), non una reazione dettata da quella dell’interlocutore, che può includere pianti, ansia e rabbia.

4) NASCONDERSI DIETRO UN’E-MAIL

È uno dei mali del secolo: ci si nasconde dietro uno schermo quando si ha vergogna, timore, imbarazzo nell’affrontare lo sguardo altrui. E capita anche ai “piani alti”. La posta elettronica sembra un canale sicuro, confortevole, per recapitare il messaggio sgradito ed evitare la reazione a caldo. Ma è un boomerang: il dipendente perde rispetto, il leader perde la sua posizione dominante.

5) TENTARE DI COLMARE I SILENZI

A volte il silenzio imbarazza. In realtà, dopo la ricezione di un messaggio, segue sempre una pausa in cui l’interlocutore tenta di rimettere in sesto i propri pensieri. Meglio evitare di colmare il silenzio – imbarazzante, è vero – con parole vuote o, ancora peggio, tentativi di scuse.

6) TAGLIARE CORTO

Dulcis in fundo, l’errore frequente di “farla breve” e fare in modo che l’interlocutore esca presto chiudendosi alle spalle la porta dell’ufficio del boss. Sbagliatissimo. Come essere certi che il messaggio sia stato davvero recepito? È sempre meglio lasciare spazio ad una risposta, o a domande ulteriori, piuttosto che tagliare corto e tirare un sospiro di sollievo.

Anna Tita Gallo

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