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email 450Gli effetti negativi delle e-mail sono di varia natura: non soltanto stress nell’ansia di controllare sempre la propria casella (ne avevamo già parlato), ma anche perdite di tempo colossali e cali di produttività e creatività. Ma cosa possono fare le aziende? Ecco qualche consiglio che ha portato ad ottimi risultati.

PARADOSSI – A volte si comunica via e-mail tra capo e dipendente, o tra soci, quando magari si siede a qualche metro di distanza e basterebbe aprire una porta, magari parlando mentre si beve un caffè insieme. Alcune aziende hanno provato a lanciare giorni in cui ci si liberava dalle e-mail, il che rende molto bene l’idea di quanto la posta elettronica generi stress.

1 - UN GIORNO SENZA E-MAIL

È l’idea più gettonata. Ci ha provato, ad esempio, Scott Dockter, CEO della PBD Worldwide, che ha scelto il venerdì come giornata senza posta elettronica. O meglio, il customer service andava avanti come al solito, ma le comunicazioni interne via e-mail procedevano soltanto per via orale, faccia a faccia o al telefono. Nessuna punizione per qualche e-mail inviata di venerdì, ma l’abitudine si è consolidata nel tempo e 9 anni dopo esiste ancora. Il motivo è semplice: ai dipendenti piace risolvere le questioni in maniera rapida. In più, scegliendo il venerdì si evitava di intasare le caselle di posta nel weekend con eventuali risposte, rendendo il lunedì ancora più insopportabile.

Ogni azienda ha il suo giorno migliore, John Olson, CEO di Graystone Industries, ha scelto il giovedì perché è il giorno più leggero, quello in cui lavora a progetti che guideranno in avanti l’azienda. Il resto della settimana viene impiegato per l’assistenza ai clienti, per il lavoro con i fornitori. È un buon modo per ritagliarsi quasi in maniera forzata del tempo per pensare a come evolvere, alle novità che possono rendere l’azienda sempre al passo con i tempi.

2 – NIENTE E-MAIL PER QUALCHE ORA OGNI GIORNO

Un’altra strategia è quella adottata, ad esempio, da Louisa Levit, cofondatrice di Reliable PSD. Per un giorno alla settimana, lei e il suo staff rispondono alle e-mail soltanto un’ora al mattino e un’ora verso sera. La parte centrale del giorno non prevede controlli alla casella di posta. La sua azienda opera sul Web, è stato un ottimo impulso alla creatività.

3 – BLOCCA LE E-MAIL INTERNE, USA SKYPE

Thierry Breton, CEO di Atos, parla di “inquinamento” quando si riferisce alle e-mail. Non è un caso: ha notato che solo 10% dei 200 messages ricevuti dai suoi 76 mila dipendenti erano utili. La sua soluzione è stata ancora diversa: l’instant messaging. Skype potrebbe essere un esempio di alternativa per consentire le comunicazioni interne, peraltro più immediate rispetto alle e-mail.

Anna Tita Gallo

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